Ablagen

Gibt den Ablageort des Belegs an. Folgende Ablagen sind möglich:

• Schreibtisch
• Eingang
• Kostenvoranschläge
• Rechnungen
• Debeka
• Beihilfe
• Korte -> Ordner 1.3 Steuerunterlagen Jährlich einzureichen
• Hängeregister Debeka *Monat
• Hängeregister Beihilfe *Monat
• Ordner 1.2.1 Krankenkasse Anschreiben
• Ordner 1.3 Steuerunterlagen Jährlich einzureichen
• Ordner 4.6 Pflege Verträge, Anschreiben
• Andere Rechnungen

Durchlauf

Typ / Status	Posteingang	Abgelegt	Verzeichnet	Bezahlt	Eingereicht
Rechnung	Briefkasten	Eingang	Rechnungen	Debeka	Ordner 1.3, rot
Rechnungskopie	Briefkasten	Eingang	Rechnungen	Beihilfe	-> LBV -> X
Kostenvoranschlag	Briefkasten	Eingang	Kostenvoranschläge	Ordner 1.2.1
Anschreiben	Briefkasten	Eingang	Ordner 1.2.1
Lieferschein	Briefkasten	Eingang	Rechnungen	Ordner 4.6
Andere Rechnungen	Briefkasten	Eingang	Andere Rechnungen	Ordner 1.3, gelb
Leistungsmitteilungen	Briefkasten	Eingang	Ordner 1.3, blau

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Beispiel: Rechnung

Aus dem Briefkasten sollten alle Belege zunächst in das Fach Eingang wandern.

Achtung: Das Fach Eingang sollte täglich geprüft werden!

Rechnungen sollten sofort nach dem Posteingang bearbeitet (im Finance Board verzeichnet) und zunächst im Fach Rechnungen abgelegt werden.

Nach der Bezahlung einer Rechnung sollte das Original im Fach Debeka, die Kopie im Fach Beihilfe landen.

Leistungsmitteilungen der Debeka werden im Ordner 1.3 Steuerunterlagen Jährlich einzureichen, blau abgeheftet.

Originale, die bereits bei der Debeka (online) eingereicht wurden, kommen in den Ordner 1.3 Steuerunterlagen Jährlich einzureichen, rot.

Originale von Rechnungen, die keine Gesundheitskosten sind, kommen in den Ordner 1.3 Steuerunterlagen Jährlich einzureichen, gelb.

Kopien werden postalisch an die Beihilfestelle gesendet und dort vernichtet.

Hängeregister

Um die Einreichung zu vereinfachen, werden die Rechnungen und Kopien in die passenden Mappen des Hängeregisters einsortiert.
Debeka *Monat: Originale zum passenden Monat
Debeka *Tag: Originale zum passenden Tag des nächsten einzureichenden Monats
Beihilfe *Monat: Kopien zum passenden Monat
Beihilfe *Tag: Kopien zum passenden Tag des nächsten einzureichenden Monats

Beschreibungen der Ablageorte

Schreibtisch: Belege, die gerade bearbeitet werden

Eingang: Belege, die noch nicht im Finance Board verzeichnet wurden und gerade nicht bearbeitet werden. Dieses Fach sollte täglich überprüft werden!

Rechnungen: Ins Finance Board eingetragene Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind.

Debeka: Bezahlte Rechnungen und andere Belege, die (möglichst schnell) bei der Debeka (online) eingereicht werden sollten.

Beihilfe: Diese Belege müssen bei der Beihilfe eingereicht werden. Pflegekosten sind besonders zu behandeln. Sonstige Belege können sofort an die Beihilfe gehen. Beachte, dass bei Pflegekosten wahrscheinlich Unterlagen der Debeka mit eingereicht werden müssen (Genehmigung oder Leisungsnachweis)

Ordner 1.3 Steuerunterlagen Jährlich einzureichen, blau: Leistungsmitteilungen der Debeka gehen jährlich (nach Anfrage) an den Steuerberater.

Ordner 1.3 Steuerunterlagen Jährlich einzureichen, rot: Originalbelege, die bei der Debeka bereits eingereicht wurden, gehen jährlich (nach Anfrage) an den Steuerberater. Hier sollten alle Rechnungen zu finden sein, falls noch etwas für die Einreichung bei der Beihilfestelle kopiert werden muss.

Ordner 1.3 Steuerunterlagen Jährlich einzureichen, gelb: Originalbelege der Rechnungen, die keine Gesundheitskosten sind, gehen jährlich (nach Anfrage) an den Steuerberater.

• Handwerker,
• Versicherungen,
• Spenden

Ordner 1.2.1 Krankenkasse Anschreiben: Anschreiben, die archiviert werden sollen.

Ordner 4.6 Pflege Verträge, Anschreiben: Wird zum Abheften der Lieferscheine benötigt, falls diese nochmal gebraucht werden sollten.