Jeder Belegaussteller bekommt ein eindeutiges dreistelliges Kürzel.

Die Kürzel sollen möglichst den Aussteller leicht identifizieren.

Die Kürzel dürfen nicht verändert werden!

Die vergebenen Kürzel

A_F – Andreas Fahl

A_S – AS Abrechnungsstelle

AaH – Apotheke am Hohenzollernpark

AAK – Dr. med. Assad Al Kadi

ARC – Arco VerrechnungsSysteme GmbH

AZt – Atemzeit GmbH

BER – Dr. Christian Berlage

FBS – Franz Becker Schornsteinfegermeister

FRO – Friedhofsgärtnerei Fromm

HdB – Haus der Begegnung

K_O – Kellermann / Orazem

LgV – Logopädie Vest

L_T – Logopädie Thies

LUT – Luttermann GmbH

MCP – MedCareProfessional

MoA – Mohren-Apotheke

MVZ – MVZ Labor Münster

o-d – opta data Finance GmbH

PAM – PAMIR GbR

PRR – PVS rhein-ruhr

PtI – Pathologisches Institut

PWN – PVS Westfalen-Nord

RZH – Rechenzentrum für Heilberufe

SLE – Viktor Slemenkow

StR – Stadt Recklinghausen

W_E – Wegmann , Ernst

Die Belege für die Steuerberatung werden in Ordnern abgeheftet, weil es

1. zu viele für ein Fach sind und
2. die Ablage in einem Fach zu unübersichtlich ist.

Folgende Belege gehen an die Steuerberatung:

1. blau: Leistungsmitteilungen der Debeka (absteigend sortiert nach Datum)
2. Rechnungen
   1. rot: Krankheitskosten (nach Monaten getrennt und absteigend sortiert)
   2. gelb: andere Rechnungen (absteigend sortiert nach Datum)

Rezepte komplett zu speichern, ist zu aufwändig.

Sammelrechnung für Rezepte

Wenn Rezepte zu einer Rechnung gehören, wird nur die Rechnung verzeichnet und die zugehörigen Rezepte werden eingescannt und an die Krankenkasse übertragen. Die Originale kommen in die Ablage Korte, die Kopien in die Ablage Beihilfe Monat.

Einzelrezepte

Falls keine Sammelrechnung für ein Rezept existiert, sollte das Rezept in der Datenbank gespeichert werden. Das sollte mit möglichst wenig Aufwand verbunden sein.
Das Original eines einzelnen Rezepts wird zur Krankenkasse übertragen und danach in der Ablage Korte hinterlegt.
Die Kopie wird in der Ablage Beihilfe Monat verstaut.

Um die von der Krankenkasse erbrachten Leistungen nachvollziehen zu können, sind folgende Informationen notwendig:

Kürzung

beinhaltet: (Unterkunft, Verpflegung,) Investitionsaufwand; ist nur ein Hinweis, da Pauschale bezahlt wird.

Pauschale im Tarif PVB:

1775,00 € bei Pflegestufe 4

Leistungsbetrag

Pauschale * 30% = 532,50 €;

Rest (= 1242,50 €) Beihilfe!

Einrichtungseinheitlicher Pflegeanteil:

Kosten der Einrichtung bei Pflegegrad + Ausbildungsumlage + G. Ausbildungsumlage – Pauschale
2353,60 € + 16,12 € + 99,78 € – 1775,00 € = 694,50 €

Leistungszuschlag:

Einrichtungseinheitlicher Pflegeanteil * 45% * 30%

694,49 *45% * 30% =

93,76 €

Eintrag im Finance Board

Jede Leistungsmitteilung der Krankenkasse wird überprüft und im Finance Board über KK-Leistungen verzeichnet.

Der gezahlte Betrag muss anhand der Gesamtsumme geprüft (30%) und das Ergebnis unter Okay eingetragen werden. Dabei sind die angegebenen Kürzungen zu berücksichtigen.

Die Kürzungen müssen geprüft werden.

Falls nötig, müssen die Hinweise abgearbeitet werden.

Aussteller

Sollte immer die Debeka sein.

Ablage

Das Original geht an den Steuerberater und wird zuvor im Ordner 1.3, blau abgeheftet.

Die Kopie wird im Ordner 1.2.1 Krankenkasse Anschreiben im Bereich Leistungsmitteilungen (gelb) abgeheftet.

Hinweise

Die Krankenkasse will Papier sparen und daher die Leistungsmitteilungen nur noch verschicken, wenn die Rechnung nicht voll bezahlt wurde. Da dieses Vorgehen einen erheblichen Mehraufwand für mich bedeutet, habe ich darum gebeten, die Leistungsmitteilungen über alle Leistungen zugeschickt zu bekommen. Das würde auch per Mail ausreichen, aber das wird wohl bei der Debeka (noch) nicht funktionieren.
Offenbar erhalte ich die gewünschten Belege.

Die Debeka arbeitet nach eigenen Angaben an einer Übersicht, über die man die Informationen online abfragen kann.

Lieferscheine werden wahrscheinlich nicht mehr benötigt und werden daher einfach im Ordner 4.6 Pflege Verträge Anschreiben abgeheftet.

Um die Bezahlung von Rechnungen fehlerfrei gewährleisten und nachverfolgen zu können, werden die Zahlungen zusätzlich gespeichert.

Problem: Korrekturrechnungen

Problematisch wird es sonst bei Korrekturrechnungen der Pflegedienstleister wegen Krankenhausaufenthalten. Hier passen die geleisteten Zahlungen nicht zu den geschriebenen Rechnungen. Die Nachverfolgung, ob die Beträge korrekt gezahlt wurden, oder ob vielleicht noch eine Rückzahlung durch den Pflegedienstleister ansteht, ist schwierig.

Wenn die Zahlungen zusätzlich gespeichert werden (ablesbar vom Kontoauszug), lässt sich der tatsächlich gezahlte Betrag ordentlich mit dem in Rechnung gestellten Betrag (abzüglich Gutschriften) vergleichen.

Zahlungsprüfung (Vergleich)

1. Die Rechnungen und Gutschriften des Pflegedienstleisters werden wie üblich verzeichnet.
2. Die Zahlungen werden vom Kontoauszug (Webseite der Bank) übertragen.
3. Dann kann die Zahlungsprüfung (Untermenüpunkt von Zahlungen) erfolgen:
   Vom Wert von 2. (Zahlungen) wird der Wert von 1. (Rechnungen) abgezogen:
   • Das Ergebnis sollte 0 sein. Dann ist alles in Ordnung.
   • Ist das Ergebnis positiv, muss der Pflegedienstleister den zu viel gezahlten Betrag zurückzahlen.
   • Ist das Ergebns negativ, muss der Rest noch an den Pflegedienstleister gezahlt werden.

Gutschriften werden als Rechnungen mit negativem Betrag eingetragen.

Bei der Anzeige der „Rechnung“ erkennt das Finance Board den negativen Betrag und zeigt statt „Rechnung“ den Begriff „Gutschrift“ an.

Falls der Betrag bei der nächten Rechnung abgezogen wurde, trägt man im Feld „Bezahlt am“ am besten „durch Abzug“ ein,

Korrekturrechnungen

Für die Dauer eines eventuellen Krankenhausaufenthalts sendet der Pflegedientleister eine Gutschrift. Dann passen die Zahlungen nicht mehr 1:1 zu den Rechnungen abzgl. der Gutschriften. Für diesen Fall kann mit Hilfe des Menüpunkts Zahlungsprüfung getestet werden, ob die gezahlten Beträge zu den in Rechnung gestellten passen, indem die Differenz zwischen beiden ausgegeben wird.

Dieser Dienst wird damit beauftragt die Pflegestufe von Patienten einzuteilen.

Die Einstufung nimmt der Dienst anhand der ihm vorliegenden Informationen vor, die durch einen Besuch (Begutachtung) beim Patienten und die Informationen der ihn betreuenden Person / Einrichtung (Pflegeprotokoll) ermittelt wird.

Seit Ausbruch der Corona-Pandemie verzichtet der medizinische Dienst auf persönliche Begutachtung der Patienten, sondern erlangt die Informationen durch telefonische Befragung und durch das Pflegeprotokoll.

Frau Orf (Haus Atemzeit) nutzt das Pflegeprotokoll nicht, sondern gibt dem medizinischen Dienst persönlich (z. B. telefonisch) Auskunft.

Die Krankenkasse versendet nicht nur Leistungsbescheide und die Entscheidungen über Kostenübernahmen sondern auch andere Anschreiben.
Ein mir aktuell vorliegendes Beispiel ist das „Pflegeprotokoll“, das den Medizinischen Dienst bei der Entscheidungsfindung bzgl. der Pflegestufe unterstützen soll.

Wie geht man vor?

Bei diesen Anschreiben ist wichtig, an wen man sie weiterleiten oder ob man sie irgendwo aufbewahren sollte.

Weiterleiten

Die Weiterleitung sollte zügig erfolgen. Ich habe mir angewöhnt eine Kopie der Unterlage zu erstellen und diese aufzubewahren bzw. weiterzuleiten.
Beispielsweise ist die aktuelle Pflegeeinrichtung an dem Pflegeprotokoll zwar interessiert, nutzt es aber nicht, sondern klärt den medizinischen Dienst persönlich auf. Daher habe ich der Einrichtung die Kopie zukommen lassen.

Aufbewahren

Das Original habe ich im Ordner für Anschreiben der Krankenkasse abgeheftet.

Abgeheftete Unterlagen sollten geordnet und schnell auffindbar sein.
Außerdem sollten veraltete Anschreiben ggf. durch das aktuelle ersetzt werden.